Que es el lead time y como medir el tuyo de verdad

El lead time es el tiempo real que pasa entre el momento en que colocas un pedido de reabastecimiento y el momento en que esas unidades están listas para venderse en tu canal. No es lo que te promete el proveedor, ni lo que dice el contrato: es lo que de verdad tarda, de punta a punta, desde que mandas la orden hasta que el stock aparece disponible en Amazon, en MercadoLibre o en tu 3PL. Medirlo bien es la diferencia entre pedir a tiempo y descubrir un quiebre cuando ya perdiste el Buy Box.

La confusión más común es creer que el lead time es solo el tránsito. Piensas “el proveedor tarda 30 días en enviar” y ya, ese es tu número. Pero entre que envías la orden y que puedes vender la primera unidad hay muchos más pasos: el proveedor tarda en producir, la mercancía viaja, pasa aduana, llega a tu almacén o al centro de recepción del marketplace, lo revisan, lo dan de alta y recién ahí queda vendible. Cada uno de esos tramos suma días, y casi ninguno aparece en la promesa del proveedor. Tu lead time real es la suma de todos, no de uno.

Por eso medir el tuyo “de verdad” significa dejar de usar el número que supones y empezar a usar el que tus propios datos te muestran. Si tienes el registro de cuándo pediste y cuándo esas unidades aparecieron vendibles, ya tienes el dato honesto. El problema es que ese registro casi nunca está en un solo lugar: la fecha del pedido vive en un correo, la de recepción en el panel del marketplace, la de alta en otra pestaña, y juntarlos a mano es justo lo que nadie hace con la constancia necesaria.

qué es exactamente el lead time

El lead time, en su definición más útil para un seller, es el ciclo completo de reabastecimiento medido en días: desde que emites la orden de compra hasta que la unidad está disponible para la venta en el canal donde la vas a vender. La palabra clave es “disponible”: no cuenta cuando la caja toca tu bodega, cuenta cuando el sistema del marketplace ya la muestra vendible y puede salir en el siguiente pedido de un cliente.

Esa distinción no es un tecnicismo. Entre que la mercancía llega físicamente y que queda vendible pueden pasar días de recepción, inspección, etiquetado y alta en el listing. En FBA, por ejemplo, el inventario puede estar en el centro logístico varios días antes de aparecer como disponible; en Full de MercadoLibre pasa algo parecido. Si mides tu lead time hasta “llegó al almacén” y no hasta “quedó vendible”, subestimas el número justo en el tramo que más te puede costar un quiebre.

Por eso conviene pensar el lead time como una cadena de eslabones: tiempo de producción del proveedor, tiempo de tránsito, tiempo en aduana, tiempo de recepción, tiempo de alta. Tu lead time real es la suma de todos, y cada eslabón tiene su propia variabilidad. Medir solo el más visible (el tránsito) y asumir que los demás son cero es la receta para pedir siempre tarde.

por qué el número que supones casi siempre está mal

El lead time que la mayoría usa es un número redondo heredado de una conversación vieja: “el proveedor tarda como un mes”. Ese número tiene tres problemas. Primero, es una promesa, no una medición: refleja lo que alguien dijo, no lo que pasó. Segundo, es un promedio informal, así que ignora la variabilidad real, y en reabastecimiento la variabilidad importa tanto como el promedio. Tercero, mide un solo eslabón y trata los demás como si no existieran.

El resultado es un lead time optimista de forma sistemática. Si tu número real es 45 días pero planeas con 30, cada pedido llega quince días tarde respecto a tu supuesto, y esos quince días son exactamente el hueco donde se cuela un quiebre de stock. Lo peor es que el error es silencioso: como nunca comparas la fecha en que pediste contra la fecha en que de verdad pudiste vender, nunca te enteras de que tu supuesto está mal hasta que un producto se agota y no llegas a reponerlo.

Diccionario: el quiebre de stock es quedarte sin unidades vendibles en un canal; un lead time subestimado es una de las causas más frecuentes, porque te hace pedir tarde creyendo que vas a tiempo.

cómo medir tu lead time con datos y no con supuestos

Medir el lead time de verdad es sorprendentemente simple si tienes las dos fechas correctas: la fecha en que colocaste el pedido y la fecha en que esas unidades quedaron disponibles para vender. La resta entre ambas, en días, es tu lead time real para ese reabastecimiento. Hazlo para varios pedidos del mismo SKU y del mismo proveedor, y tendrás algo mucho más valioso que un promedio: una distribución.

Esa distribución es la que te dice la verdad. El promedio te da el centro (por ejemplo, 40 días), pero lo que necesitas para planear sin quebrar es el rango alto: si de diez pedidos el más lento tardó 58 días, planear con 40 te deja expuesto casi la mitad de las veces. La práctica sana es usar un percentil alto, no el promedio: si en el 90% de tus pedidos el stock llegó vendible en 52 días o menos, ese 52 es tu lead time de planeación. Vas a “sobrar” a veces, pero casi nunca te vas a quedar corto.

Para que este cálculo sea sostenible necesitas registrar, pedido a pedido, tres momentos: cuándo mandaste la orden, cuándo llegó físicamente y cuándo quedó vendible. Con esos tres puntos no solo obtienes el lead time total, también ves en qué eslabón se te va el tiempo. Si el tránsito es estable pero la recepción se dispara, el problema no es el proveedor: es tu proceso interno o el centro logístico, y la solución es distinta.

el lead time cambia por canal y por SKU

Un error caro es tratar el lead time como un solo número para todo tu catálogo. En realidad cambia por producto y, sobre todo, por canal. El mismo SKU puede tener 12 días de lead time hacia tu bodega propia y 40 hacia FBA, porque al tránsito del proveedor se le suma el envío a Amazon y el tiempo de recepción y alta de ellos. Si planeas los dos canales con el mismo número, uno de los dos va a quedar mal calibrado.

También cambia por origen. Un producto importado con 60 días de tránsito marítimo tiene un lead time completamente distinto a uno de un proveedor local que entrega en 5. Mezclarlos en un promedio de catálogo produce un número que no describe a ninguno: demasiado alto para el local, demasiado bajo para el importado. El lead time útil se mide por SKU y por canal, no como una constante de tu operación.

Esta es una de las razones por las que conviene separar los tramos. Como desarrollamos en lead time del proveedor vs lead time hasta el marketplace, el tiempo que controla tu proveedor y el tiempo que agrega la logística del canal son bestias distintas: se miden distinto, se mejoran distinto, y confundirlos hace que optimices el eslabón equivocado.

Diccionario: los días de inventario miden cuánto durará tu stock al ritmo de venta actual; comparar los días de inventario contra tu lead time real es lo que te dice el momento exacto en que debes recomprar.

para qué sirve el lead time una vez que lo mides

El lead time no es un dato de curiosidad: es la entrada principal de casi toda decisión de reabastecimiento. El punto de recompra (cuándo pedir) se calcula multiplicando tu velocidad de venta diaria por el lead time, más un colchón de seguridad. Si tu lead time real es 45 días y vendes 10 unidades diarias, necesitas disparar la orden cuando te quedan alrededor de 450 unidades vendibles, no cuando te quedan 100 y ya es tarde.

Por eso el lead time y el disponible real trabajan juntos. De nada sirve conocer tu lead time si calculas los días de cobertura sobre el stock físico del almacén en lugar del que de verdad puedes vender hoy. La cuenta honesta parte siempre del disponible real por canal, ya descontadas reservas, tránsitos internos, devoluciones por procesar y unidades bloqueadas. Ese número, dividido entre tu velocidad de venta, te da los días que te quedan; y esos días, comparados contra tu lead time, te dicen si ya es hora de pedir.

Diccionario: el disponible real es el stock que puedes vender ahora mismo, una vez descontadas reservas, devoluciones e inventario bloqueado; es la base honesta sobre la que se cruza el lead time para decidir cuándo recomprar.

por qué el tiempo real lo cambia todo

Todo lo anterior se puede hacer una vez, para un SKU, en un buen Excel. El problema aparece cuando tienes decenas o cientos de productos en tres o cuatro canales, cada uno con su lead time, su velocidad de venta y su disponible real cambiando todos los días. Ahí el método manual se rompe: abres Seller Central para ver FBA, luego MercadoLibre para Full, después la hoja del 3PL que llegó por correo, buscas en qué fecha pediste cada cosa, y para cuando terminas de juntarlo el dato ya es de ayer y la decisión de recompra la tomas con esa incertidumbre encima.

El tiempo real resuelve justo ese cuello de botella. En lugar de que tú reconstruyas fechas de pedido y de alta a mano, el sistema registra cada reabastecimiento, calcula el lead time real por SKU y por canal a partir de tus propios eventos, lo cruza con la velocidad de venta vigente y con el disponible real, y te dice qué productos entran en zona de recompra antes de que quiebren. Esto se apoya en tu inventario en tiempo real: sin datos frescos por canal, cualquier cálculo de lead time arrastra el error de la víspera y vuelve a hacerte pedir tarde.

Cuando además consolidas varias bodegas en una sola vista, el lead time deja de ser un número aislado y se vuelve accionable: ves de un vistazo qué canal está corto, cuánto tardarías en reponerlo y si conviene recomprar o simplemente mover stock de donde sobra. Ese salto, del monitoreo manual al aviso automático sobre datos frescos, es lo que desarrollamos en inventario multibodega: como consolidar tu stock en una sola vista, y es lo que convierte al lead time de un dato que anotas en un Excel a una alerta que te avisa a tiempo.

en resumen

El lead time es el tiempo real de punta a punta entre pedir y poder vender, no la promesa del proveedor ni el tránsito solo. Se mide restando la fecha de pedido de la fecha en que el stock quedó vendible, se planea con un percentil alto y no con el promedio, y se calcula por SKU y por canal porque cambia en cada uno. Bien medido y cruzado con tu disponible real y tu velocidad de venta, deja de ser un supuesto que te hace pedir tarde y se convierte en la señal que te dice el día exacto de recomprar. Y para que ese cálculo aguante decenas de productos en varios canales, necesita datos en tiempo real, no una hoja que envejece cada noche.