Punto de reorden: la fórmula que evita quiebres y exceso

Hay una pregunta que aparece cada semana en la cabeza de cualquier seller multicanal y casi nunca tiene una respuesta tranquila: ¿ya es momento de volver a pedir este producto? No “¿cuánto me queda?”, que eso lo ves de un vistazo, sino el umbral exacto a partir del cual esperar un día más empieza a costar dinero. Pedir demasiado pronto inmoviliza capital en mercancía que tardará en rotar; pedir demasiado tarde te deja sin stock justo cuando la demanda aprieta. Entre esos dos errores hay una línea fina, y esa línea tiene nombre: el punto de reorden.

El problema no es la idea —casi todos la intuyen—, sino sostenerla en una operación real. Tu producto vive en varios lados a la vez: una parte en Amazon FBA, otra en MercadoLibre Full, otra en tu 3PL. Cada marketplace te muestra su propio número en su propio dashboard, con su propio retraso. Para saber cuándo reordenar terminas abriendo tres pestañas, copiando cifras a un Excel y haciendo una resta a mano que ya está vieja en el momento en que la terminas. El punto de reorden deja de ser una fórmula y se vuelve una corazonada disfrazada de cálculo.

Este artículo desarma esa corazonada. Vamos a ver de dónde sale la fórmula, qué significan sus tres piezas, por qué falla cuando la calculas sobre datos de ayer y qué cambia cuando vive en un panel que se recalcula solo.

qué es exactamente el punto de reorden

El punto de reorden es el nivel de inventario disponible al que debes lanzar una nueva orden de compra para que la mercancía nueva llegue justo antes de que se te acabe la anterior. No es una cantidad a pedir; es un disparador. Cuando tu disponible real cruza ese umbral hacia abajo, la orden tiene que salir. Ni un día antes —porque cada día extra es capital congelado— ni un día después —porque cada día después es riesgo de quiebre.

Lo importante de entenderlo así es que separa dos decisiones que la gente suele mezclar: cuándo pedir y cuánto pedir. El punto de reorden responde solo la primera. La segunda —el tamaño del pedido— es otra cuenta, que cubre el periodo entre órdenes. Confundirlas es la raíz de la mitad de los errores de reposición: o disparas la orden en el momento correcto pero pides una cantidad arbitraria, o calculas bien la cantidad pero la lanzas tarde.

Diccionario: el punto de reorden como umbral que dispara la orden, no como cantidad a pedir →

la fórmula, pieza por pieza

La fórmula es deliberadamente simple, y esa simplicidad es una virtud:

Punto de reorden = (Velocidad de venta × Lead time) + Stock de seguridad

El primer término, Velocidad de venta × Lead time, es la demanda que vas a consumir mientras esperas que llegue el pedido nuevo. Si vendes 8 unidades al día y tu lead time es de 30 días, durante esa espera se irán 240 unidades. Ese es el inventario que necesitas tener disponible en el momento de pedir solo para no quebrar en el caso normal.

El segundo término, el stock de seguridad, es el colchón para lo que no es normal: la semana en que vendes más de lo esperado, el proveedor que se atrasa cinco días, la aduana que se complica. Si quieres cubrir 5 días extra de venta, son 8 × 5 = 40 unidades de colchón. Sumando todo: (8 × 30) + 40 = 280 unidades. En el segundo en que tu disponible real baja de 280, la orden debería estar saliendo.

Tres números, una suma. La trampa no está en la aritmética —esa la haces una vez—. Está en que cada uno de los tres se mueve solo, todo el tiempo, y en distintos canales a la vez.

por qué la velocidad de venta no es un número fijo

La velocidad de venta es el corazón de la fórmula, y también su parte más traicionera. Mucha gente la calcula una vez —“vendo como 8 al día”— y la deja clavada durante meses. Pero la velocidad real cambia cada semana: sube cuando un producto despega, baja cuando termina la temporada, se dispara en un Hot Sale y se desploma después.

Calcularla sobre el histórico equivocado distorsiona toda la fórmula. Si promedias 12 meses de un producto estacional, tu velocidad se ve plana y tranquila justo cuando deberías estar reaccionando al pico. Lo correcto es medirla sobre tu histórico reciente —las últimas semanas— y ponderarla, no sobre el año entero. Como ese número alimenta directamente el punto de reorden, un error aquí se multiplica: una velocidad subestimada baja artificialmente tu umbral y te garantiza el quiebre.

Por eso conviene entender la velocidad como una métrica viva, no como una constante. Lo explico a fondo en el forecast de inventario a fondo, donde se ve cómo este número se conecta con el resto del cálculo de reposición.

Diccionario: cómo el forecast usa la velocidad reciente, no el promedio anual, para anticipar el reorden →

el lead time real, no el optimista

El segundo factor, el lead time, es donde más se mienten los sellers a sí mismos. La tentación es usar el lead time que prometió el proveedor o el que recuerdas de un pedido que salió bien. Pero el lead time que importa para el punto de reorden no es cuándo llega la caja a tu bodega: es cuándo el producto está vendible —cuando Amazon o MercadoLibre lo recibieron, lo procesaron en su centro de cumplimiento y lo publicaron de nuevo—.

Ese tramo final, el inbound del marketplace, es invisible en casi todos los Excel de reposición y suele agregar días que nadie contó. Un lead time “de 25 días” que en la práctica es de 35 hace que tu punto de reorden esté 80 unidades por debajo de donde debería —exactamente las que te faltarán—. El reorden tardío casi nunca es culpa de la fórmula; es culpa de un lead time optimista. Si tu reposición siempre llega corriendo, vale la pena leer lead time real: por qué tu reposición siempre llega tarde, porque ahí está la mitad de los quiebres.

el disponible real, no el stock total

Aquí está el error más caro y el más silencioso: comparar tu punto de reorden contra el stock total en lugar del disponible real. El total suma alegremente todo lo que cada canal reporta. El disponible real descuenta lo que está reservado por pedidos sin liberar, lo que va en tránsito, lo dañado y lo no vendible.

La diferencia es brutal en multicanal, porque el mismo producto físico tiene su inventario repartido. Sumar 60 unidades de Amazon, 40 de MercadoLibre y 50 del 3PL para decir “tengo 150” ignora que una parte ya está comprometida y otra ni siquiera está publicada. Si tu punto de reorden es 280 y crees que tienes 150 cuando en realidad tu disponible real es 110, vas a pedir tarde sin saberlo. El umbral solo sirve si lo comparas contra el número honesto. Por eso el cálculo serio parte de un inventario unificado por producto físico, no por listing.

días de inventario: el punto de reorden en cuenta regresiva

El punto de reorden te dice un umbral en unidades; los días de inventario te dicen lo mismo en tiempo, que es como de verdad piensa un seller:

Días de inventario = Disponible real ÷ Velocidad de venta

Si tienes 110 unidades y vendes 8 al día, te quedan unos 14 días. Y si tu lead time real es de 30, la lectura es demoledora: aunque pidieras ahora mismo, llegarás 16 días tarde. Ver los días de inventario junto al punto de reorden convierte un número abstracto en una alarma que entiendes sin pensar. No tienes que recordar que tu umbral era 280; basta ver que te quedan menos días de inventario que tu lead time para saber que vas tarde.

Diccionario: días de inventario como traducción del punto de reorden a tiempo restante →

por qué el punto de reorden tiene que vivir fuera del Excel

Llegamos al verdadero problema. La fórmula es trivial; mantenerla viva es lo difícil. Para que tu punto de reorden signifique algo necesitas tres números actualizados —velocidad reciente, lead time real, disponible real unificado— y los tres cambian con cada venta, cada pedido y cada recepción, en tres canales distintos.

Mantener 280 al día para un SKU a mano es tedioso. Para 300 SKUs repartidos entre Amazon, MercadoLibre y tu 3PL es, simplemente, imposible. Lo que pasa en la práctica es que el seller calcula el punto de reorden una vez, lo deja en una columna de Excel y la realidad se le aleja en silencio: la velocidad subió, el lead time se alargó, el disponible bajó, y el umbral de la columna ya no representa nada. La fórmula no falló; falló el mantenimiento.

Por eso el cálculo tiene que vivir donde viven los datos, recalculándose solo sobre una sola fuente de verdad en tiempo real. Cuando un producto cruza su punto de reorden, no quieres descubrirlo el lunes haciendo restas a las 11 de la noche: quieres que el panel te lo señale el mismo día, con la velocidad de hoy y el lead time real, listo para convertir el disparador en una orden de compra. Eso es lo que separa reponer a tiempo de enterarte cuando la publicación ya se pausó —con la caída de ranking que tarda semanas en recuperarse y los fees que se siguen acumulando mientras tanto—.

El punto de reorden no es una fórmula de empresa grande. Es la herramienta que le devuelve al seller multicanal el control sobre el momento más caro de su operación: el instante exacto en que hay que volver a pedir.